סיום עבודה, איך עושים את זה בטוב?....

החלטנו להיפרד מעובד שלנו.

החלטה קשה. אבל מה עכשיו? מאיפה מתחילים?

אנחנו מוצאים את עצמנו חוששים מההליך, מההתמודדות מולו, פתאום חושבים איך יפרנס את משפחתו, ומה עם תחושת הכישלון שיחווה, ואיך יתרומם ממנה.

הרי העובד לא פגע בנו ברמה האישית, ואין לנו עניין להזיק לו.

פתאום אנחנו מבינים שאנחנו במעמד רגיש, משמעותי ומורכב שתהיה לו השפעה מהותית על העובד שלנו.

האמת? לא פשוט.

אז החלטתי לעשות קצת סדר בתהליך ולהתמקד בנושא החשוב:

איך אפשר להגיע לתהליך סיום עבודה כמה שיותר יפה?

הקו המנחה שלנו, הוא להיות הוגנים, אמפתיים, להבין איך העובד שלנו רואה את הדברים, אבל יחד עם זאת לקבל החלטה שקולה שנכונה לצוות שלנו ולארגון.

חשוב מאוד שנפעל בהיגיון ולא באימפולסיביות.

ככלל, לפני שמקבלים החלטה על סיום עבודה, חשוב לשים לב שמדובר בנושאים מהותיים בהתנהלות שאינם מאפשרים המשך התנהלות שוטפת. בכל נושא אחר יש מקום להמשיך להשקיע בעובד, להאמין בו ולתת לו כלים והזדמנויות להצלחה. חשוב לדעת לנתק את היחסים הבינאישיים מההתנהלות המקצועית, גם כשקשה, ולהגיע להחלטה כזו מהמניעים הנכונים.

אנחנו חוזרים לתהליך.

בשלב הראשון בעיני, כשעולה באוויר התחושה שהדברים לא מתנהלים כפי שהייתם רוצים, בהיבט המקצועי, המשמעתי, או כל עניין אחר, חשוב לפתוח אותם עם העובד. נעים, לא נעים, זה חלק מתפקיד המנהל. כל אחד מאיתנו היה רוצה הזדמנות לשפר, הזדמנות להבין וכמובן בראש ובראשונה הזדמנות להתייחס ולהגיב לטענות כלפיו. נאמר את הדברים בצורה ברורה אך רגישה ונקשיב למה שיש לעובד לומר בנושא.

במקרה שלאחר שיחה או יותר, אין שיפור, או אפילו קיימת החמרה, אז יש מקום לנקוט בצעדים משמעותיים יותר.

צעד 1: שיחת הבהרה רשמית (יש הקוראים לה גם שיחת אזהרה)

למרות שאין בכך הכרח בהיבט החוקי, אני בעד הוגנות ושקיפות מלאה כלפי העובד.

שיחה כזו תיערך מול המנהל הישיר של העובד, הטענות יוצגו בפני העובד (מסרים ברורים ולא תחושות, חשוב לצרף דוגמאות), תינתן לו הבמה להתייחס ולומר מה דעתו, איך יכול לשפר, מה צריך מכם כמנהלים שלו כדי לשפר, ובסופה מומלץ לקבוע תאריך לשיחת המשך בנושא.

חשוב שבמידה ונדרשים לעובד כלים כדי להשתפר, תעמידו לרשותו את כל הכלים הנדרשים ומעבר, ותשוחחו איתו מעת לעת לוודא שיש ברשותו כל מה שצריך מצדכם כדי להצליח. חשוב להבהיר לעובד כי אתם מאמינים בו ורוצים בהצלחתו, אך יחד עם זאת, ללא שיפור משמעותי, לא תוכלו להמשיך במתכונת הקיימת. חשוב לסיים את השיחה באווירה אופטימית וחיובית.

לסיום אני ממליצה להעלות את האמור על הכתב, ולציין מפורשות מה הנושאים שעליו לשפר (חשוב לקחת נושאים מדידים ולא כלליים), ולהעביר העתק לעובד ולתיק האישי או להנהלה לידיעה.

באופן הזה השיחה תהפוך רשמית יותר ועשויה ליצור לשינוי ולעורר את העובד.

צעד 2: זימון לשימוע

בעת שאין שיפור כנדרש, או אף קיימת החמרה, הצעד הבא יהיה זימון לשיחת שימוע.

במקרים של בעיית משמעת חמורה (גניבה, הונאה וכד'), כדאי להתחיל ישירות בשלב זה ולדלג על שיחת ההבהרה.

במקרה זה, לעיתים קיים נוסח קבוע בארגון למכתב, ועליכם רק להשלים בו את הפרטים הרלוונטיים.

חשוב לציין את פרטי העובד כמובן ואת הסיבות בגינן אתם שוקלים את המשך העסקתו.

המלצתי היא לא למסור לעובד מכתב על הדרך, אלא לכבד אותו, לקרוא לו לשיחה, להסביר לו שאתם כעת שוקלים לסיים את העסקתו בגלל... חשוב לכם להבהיר לו שעדיין לא התקבלה החלטה לגביו, ואתם רוצים לשמוע אותו ואיך הדברים יכולים להיות אחרת מצידו. לשם כך יגיע לשיחת שימוע בעוד מספר ימים. עליכם לקבוע מולו את המועד ולציין אותו בזימון לשימוע. חשוב לעצור בשלב הזה כדי שהשיחה הזו לא תהפוך לשיחת השימוע. הבהירו לעובד כי חשוב לכם שיגיע מוכן לשיחת השימוע, ועל כן השימוע ייערך בעוד מספר ימים. בהיבט הזה, חשוב לדעת כי החוק מחייב אותנו, ולא ניתן לבצע שימוע באופן מיידי.

צעד 3: שיחת שימוע

שיחת השימוע יכולה להיערך מול מנהל ישיר או גורם אחר שיבחר העובד במועד שנקבע.

מטרת שיחת השימוע הינה לשמוע את העובד ולתת לעובד הזדמנות אמיתית לשנות את דעתכם.

פנו זמן לשיחה, הכינו את עצמכם לכך שהעובד יאמר דברים שפחות ינעמו לאוזניכם, אבל עדיף ונכון שתקשיבו באופן מכבד ואמיתי ותתנו לעובד את הבמה אצלכם בתוך הבית.

אני יכולה לומר שיותר מפעם אחת, שיניתי את דעתי לגבי העובד במהלך שיחת השימוע. לפעמים עצם התהליך והמעמד גורם לעובד שלנו לעשות בדיוק את השינוי שרצינו, או אחרת, בשימוע העובד יעלה נקודות שלא העלה קודם לכן, שיגרמו לנו לראות את הדברים באור אחר.

כדי שתהיה הזדמנות לכך, אנחנו צריכים להגיע פתוחים וקשובים לשיחת השימוע.

עובד שירגיש בשלב הזה שמקשיבים לו ומכבדים אותו, שהצליח לפרוק אצלכם את הרגשות שלו, ויקבל אמפתיה והבנה ממנהליו, גם אם אין הסכמה, ירגיש הרבה יותר טוב ויתרשם שניתנה לו הזדמנות אמיתית.

חשוב שלא ניתן תשובות בשימוע, ונסביר לעובד שאנחנו מעוניינים לשקול ולחשוב על הדברים, להתייעץ, לבדוק וכל מה שבעיניכם נדרש כדי לקבל החלטה שקולה במקרה. נקבע מראש לעוד מספר ימים את מועד השיחה הבאה.

את שיחת השימוע יש לתעד בכתב ולהעביר לתיק האישי.

צעד 4: החלטה

מספר ימים לאחר שיחת השימוע,יגיע העובד לקבל את החלטתנו.

לפני קבלת ההחלטה ממליצה לכם לבדוק, להתייעץ ולחשוב לעומק על הדברים.

חשוב שתרגישו שפעלתם באופן הוגן ובתום לב בתהליך הזה, והעמדתם לרשות העובד את הכלים הנדרשים להצליח.

התהליך הוא קשה לכולם ועל אחת כמה וכמה לעובד שלנו.

כאן חשוב שנזכור, לפני שהוא עובד, הוא אדם.

כשנתייחס אליו בכבוד, נערוך הליך הוגן, ניתן לו במה, נקשיב לו, נגלה אמפתיה למצב גם אם אנחנו לא מסכימים, העובד יסיים בתחושה שראינו אותו, שנתנו לו מקום, גם אם נחליט לסיים את העסקתו ונמסור לו מכתב פיטורין.

באופן הזה, העובד שלנו ירגיש קצת יותר טוב, ואנחנו? אנחנו נישן קצת יותר טוב בלילה.

*** חשוב להדגיש כי הכתוב במאמר נכתב על ידי יערה כהן (יועצת למוקדי שירות), אינו מתייחס להיבטים משפטים, ואין לראות בו כתחליף לייעוץ משפטי. 🙂

לפני הליך פיטורין מומלץ להתעדכן בשינויים בחקיקה, ובמקרים מורכבים להתייעץ עם גורם משפטי.

רוצים ללמוד ולפתח עוד מיומנויות ניהול? הזמינו אותי לסדנת פיתוח מנהלים - להנעה בהנאה, בהתאמה לצרכי הארגון.