רגע לפני יום כיפור, כולנו מבקשים סליחה ועוצרים לחשבון נפש.
בשגרה שלנו, לעיתים אנו מתקשים ליצור שיתוף פעולה עם עמיתים, ובשל כך לעיתים חוזרים הביתה מתוסכלים ומלאי משקעים.
איך אפשר לנהל תקשורת פנים ארגונית מיטיבה - לעבוד יחד באופן אופרטיבי יותר, ובאווירה חיובית?
מיילים
בכתיבת המיילים חשוב לזכור שהטונציה והחיוך אינם נראים ונשמעים. המיילים צריכים להיות מנוסחים בצורה חד משמעית, ועדיף שינוסחו על דרך החיוב. כדאי לפתוח בפנייה אישית ולשאול את הצד השני לשלומו. במיילים מרובי מכותבים, חשוב לציין למי אנחנו פונים וממי מבקשים מה, על מנת שהמייל ייענה ויטופל.
פנים אל פנים
כשיש מחלוקות, נושאים רגישים, מיילים שמתחילים להפוך לכדור פינג פונג, כשאנחנו מוצאים את עצמנו מתחילים לנסח "מייל צועק", עתיר בבולדים, אדומים ופונט חמישים - זה הזמן לעצור ולעבור לשיחה בעל פה. שיחה פנים אל פנים, תמיד עדיפה, אבל גם שיחת טלפון יכולה בהחלט לסייע. עלינו לדעת מתי לקום מהכסא ולעצור את כדור השלג.
הקשבה
כשעמית מדבר איתנו (וגם כל אדם אחר), בעיקר אם מתעורר וויכוח, עלינו לקחת אוויר ורק לעצור ולהקשיב. לצד השני חשוב להרגיש שהוא נשמע והובן, וההקשבה היא בסיס איתן לכך. לאחר שהקשבנו עלינו לגלות אמפתיה כלפי הצד השני כדי שיהיה פתוח להקשיב לדעתנו. כשעמית לעבודה מרגיש שאנחנו לא פנויים להקשיב ועסוקים בהתגוננות, השיחה עלולה להתדרדר לכעס ולתסכול.
גמישות ויציאה מהקופסה
כולנו אוהבים שהולכים צעד לקראתנו, אוהבים לשמוע מה אפשר במקום מה אי אפשר. כשעמית לעבודה פונה בבקשה מעט חריגה, עלינו לנסות להתגמש ולסייע לו, גם אם זה ידרוש מאיתנו לעבוד קצת, או לשנות הרגלים. עלינו להיות פתוחים לרעיונות חדשים ושינויים, ולנסות לקבל אפילו חלק מהרעיון, או לנמק בצורה מושכלת מדוע אנחנו חולקים על דעתו.
בגובה העיניים
כשאיננו מרוצים מההתנהלות, עלינו להתחיל בעובד עצמו, בגורם האחראי לנושא, בדיוק כפי שהיינו רוצים שיתייחסו אלינו.
עלינו לדבר בחיוך ובאווירה נינוחה, לומר מה מפריע לנו ומה אנחנו רוצים שיהיה אחרת, בפתיחות ובנעימות, ולנסות לקדם את מבוקשנו מול העובד האמון על כך. תמיד נוכל לפנות למנהליו, אך התחושה של כולנו תהיה נעימה יותר בלי גורמים נוספים מעורבים.
פרואקטיביות ושקיפות
כשאנחנו מנהלים תהליך, מובילים שינוי – עלינו לשקף לעמיתנו היכן הדברים עומדים, להיות זמינים לשאלותיהם, ולהיות פרואקטיביים. עלינו ליזום את העדכונים, השאלות, הפתרונות, והתקלות בדרך, במקום להמתין שיפנו אלינו. כך ירגישו שאנחנו בעניינים ומחויבים לתהליך, והצד השני ירגיש בעל משמעות.
לקוחות
עמיתינו לעבודה הם לקוחות שלנו לכל דבר, ועלינו לזכור זאת ולהתייחס אליהם בהתאם, עלינו לנסות ככל האפשר להיות זמינים עבורם, להגיב בפתיחות ובחיוך ובכך ליצור מולם ערוץ פתוח שיאפשר שביעות רצון מירבית לשני הצדדים. עלינו לזכור שלכולנו מטרה משותפת.
מגלים עניין
גם אם הסמולטוק בתחילת הפגישה נראה לנו מיותר, וחשוב לנו לנצל את זמן הפגישה בהתמקדות בעיקר, חשוב להשקיע תמיד ביחסים בינאישיים, להקדיש 2 דקות לשאול את הצד השני לשלומו ולטפח את קשריכם בחברה. התקשורת הבינאישית מהווה מרכיב משמעותי באווירה, ובDNA הארגוני.
לקום מהמקום
עלינו לקום מהכסא שלנו לסיבוב קצר בין חלק מעמיתנו, גם אם זה סתם בדרך לפגישה. חשוב שנתראה עם עמיתנו גם פנים אל פנים, נתעדכן בענייני עבודה ובשלומם, אפילו אם זה אחת לשבועיים או לחודש רק בשיחת מסדרון בדרך למזכירות...
מתמקדים באנשים
העשייה, ההצלחות וההישגים שלנו, מתחילים באנשים, בדינמיקה בינינו ובקשרים בינאישיים. עלינו להשקיע בעמיתינו ולטפח אותם כדי שלכולנו יהיה נעים יותר. זה המפתח לתקשורת אפקטיבית.
רוצים לקבל עוד כלים לשיפור האווירה במוקד? בואו נקבע פגישת היכרות ונצא יחד לדרך משותפת.
Comments